А.Ю. Косарев,
нотариус,
председатель Комиссии по внедрению новых технологий в нотариате
при Челябинской областной нотариальной палате

Наша жизнь сейчас стремительно меняется. Каждый день мы применяем новые технологии, зачастую даже не задумываясь над тем, как быстро они вошли в нашу жизнь и стали ее неотъемлемой частью. Компьютер уже не ассоциируется у людей с громоздкой, шумной и пугающей машиной. Большинство из нас сегодня носят компьютер в кармане, даже не задумываясь об этом. Я имею в виду мобильные телефоны, преобладающее число моделей которых в настоящее время являются производительнее и функциональнее, чем компьютеры десять лет назад.

Электронная почта, СМС-сообщения, ICQ, Skype — эти способы обмена информацией используются нами постоянно. Мы ежедневно передаем друг другу тексты, графические файлы, видео.

И так же, совершенно естественно и незаметно, с развитием новых технологий и Интернета документооборот в России вышел на электронные просторы: сначала внутри небольших организаций, затем — крупных компаний и, наконец, на уровне государства — внутри целой страны.

На этапах развития электронного документооборота, естественно, возникали разные проблемы. Одна из них — подлинность передаваемого электронного документа. Эта проблема частично решилась применением электронной подписи различных уровней защиты.

Но обладание электронной подписью — дело ответственное. Чтобы получить квалифицированную электронную подпись, нужно совершить ряд определенных действий, более того, нужно следить за ее сохранностью, а также за тем, чтобы не истек срок действия сертификата, помнить пароль, что также немаловажно.

Всё это создает некоторые трудности для тех граждан, у которых отсутствует потребность в регулярном использовании электронной подписи. Именно поэтому большинство граждан в России не имеют своей электронной подписи.

И вот в России для увеличения интенсивности электронного документооборота, а также для обеспечения его большей подлинности, законодатель привлекает нотариат.

С 1.07.2014 года в законодательство России о нотариате были введены новые нотариальные действия, в том числе:

1) удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе;

2) удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу.

Теперь нотариус может, образно выражаясь, «превратить» бумажный документ в электронный и наоборот — электронный документ в бумажный, причем сделать это с сохранением юридической силы документа.

Рассмотрим подробней первое из этих действий — удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.

Статья 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате «Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе»: «Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Требования к формату электронного документа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в сфере нотариата, совместно с Федеральной нотариальной палатой».

Чтобы удостоверить тождественность электронного документа бумажному, необходимо отсканировать бумажный документ со специальными параметрами, установленными Приказом Министерства юстиции РФ от 4 июля 2014 г. № 152.

Согласно этому Приказу электронный образ формируется в виде одного многостраничного файла изображения в формате TIFF (Tagged Image File Format). Документ должен сканироваться с разрешением не менее 300 dpi (точек на дюйм), в оттенках серого, глубина цвета не менее 8 бит на пиксель со сжатием LZW (Lempel-Ziv-Welch).

Осуществляется это либо поддерживающими такую функцию программами нотариального делопроизводства, либо любой программой, поддерживающей сканирование в указанном формате, например XnView.

Если электронный документ требуется для представления в государственный орган, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный образ документа с учетом этих требований.

В формируемый файл, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись. Она совершается нотариусом в электронном виде в соответствии с формой № 78:

«Город (село, поселок, район, край, область, республика)

Дата (число, месяц, год) прописью

Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа) подтверждаю, что содержание этого электронного документа тождественно содержанию представленного мне документа на бумажном носителе.

Настоящий электронный документ равнозначен документу, представленному мне на бумажном носителе, и имеет ту же юридическую силу.

Зарегистрировано в реестре за №

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Нотариус (квалифицированная электронная подпись)».

Надо отметить, что в этой удостоверительной надписи нотариус не проставляет свою печать и подпись.

Далее электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделенная электронная подпись в кодировке DER). Для этого используется специальное программное обеспечение, например, программа КриптоАРМ.

В результате нотариального действия образуются два файла: графическое изображение документа с удостоверительной надписью и файл цифровой подписи. Указанные файлы передаются заявителю способом, согласованным с ним (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для переноса информации).

Такой документ можно использовать в гражданско-правовом обороте, без рисков, связанных с использованием бумажного документа, таких как утрата или просрочки времени его предъявления третьим лицам.

Этот документ можно использовать как доказательство в суде, представлять в органы государственной регистрации недвижимости или в любые другие государственные органы, где он будет иметь юридическую силу своего бумажного аналога. Можно пересылать в электронном виде документы, необходимые нотариусу для удостоверения сделки, для совершения действий по наследству: например, прислать в электронном виде правоустанавливающие документы или документы, подтверждающие родство с наследодателем, а также прочие документы, необходимые для наследственного дела.

Рассмотрим обратное действие — удостоверение тождественности бумажного документа электронному.

Статья 103.9. Основ законодательства Российской Федерации о нотариате

«Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу»: «Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, должна быть проверена и подтверждена ее принадлежность заявителю в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ„Об электронной подписи“».

При получении электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, нотариус проверяет ее принадлежность лицу, от которого исходит документ. Это делается либо специальным программным обеспечением, либо через специальные интернет-ресурсы, например, на сайте госуслуг[1] или на сервере КриптоПРО[2].

Если проверка показала, что подпись подлинная, нотариус распечатывает электронный документ и проставляет на нем удостоверительную надпись формы 79:

«Город (село, поселок, район, край, область, республика)

Дата (число, месяц, год) прописью

Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа) подтверждаю, что содержание изготовленного мною на бумажном носителе документа тождественно содержанию представленного мне электронного документа.

Квалифицированная электронная подпись лица, подписавшего представленный мне электронный документ, проверена, ее принадлежность заявителю подтверждена.

Настоящий документ на бумажном носителе равнозначен представленному мне электронному документу и имеет ту же юридическую силу.

Зарегистрировано в реестре за №

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Нотариус (подпись нотариуса)

Печать»

После чего нотариус ставит свою подпись и печать. Теоретически получившийся документ призван заменить документ оригинальный.

Почему теоретически? Потому что это действие является новеллой в законодательстве о нотариате России и правоприменительная практика еще только формируется. Еще нет официальных ответов на вопросы, которые возникают в связи с введением данных нотариальных действий: будут ли ограничения на свидетельствование тождественности определенных документов, таких, например, как удостоверение личности а также прочих документов, существующих в одном экземпляре. Этот вопрос требует дополнительного изучения, однако я могу предположить, что удостоверение равнозначности электронного документа такому документу на бумажном носителе (например, паспорту) теоретически возможно, но надо осознавать, что для целей удостоверения личности такой документ, скорее всего, не подойдет.

Нотариальное действие по удостоверению равнозначности, будучи произведено с электронным документом, подписанным нотариусом, может решить проблему обмена бумажными документами на расстоянии.

В этой проблеме можно выделить два фактора: длительность передачи документа и риски утраты документа при пересылке. В последнее время влияние данных факторов уменьшилось из-за увеличения надежности доставки как почтой, так и курьерскими службами, а также сокращения времени доставки современными видами транспорта.

Но, тем не менее, часто возникает необходимость в нужное время и в нужном месте иметь необходимый документ, и в этом я убедился на личном опыте.

Например, город, где я живу и работаю, находится на границе с Казахстаном, и в моей практике часто встречаются случаи, когда граждане России, которые едут в Казахстан на чужом автомобиле, не могут пересечь границу из-за того, что не имеют нотариально удостоверенной доверенности на управление этим автомобилем. Причем хозяин автомобиля остался в том городе, откуда они приехали. В такой ситуации этим людям приходится возвращаться за необходимым документом за сотни километров.

Россия — большая страна, и такие человеческие факторы, как забывчивость или незнание законов, могут сыграть злую шутку.

Сейчас в подобной же ситуации можно связаться с хозяином автомобиля для того, чтобы он обратился к нотариусу по месту жительства. Нотариус составит и удостоверит необходимую доверенность, затем удостоверит равнозначность бумажного документа электронному и вышлет этот документ по электронной почте заинтересованному лицу или сразу мне.

Я, в свою очередь, получаю этот документ по электронной почте, проверяю подлинность электронной подписи нотариуса и выполняю обратное действие — свидетельствую равнозначность электронного документа бумажному.

В результате клиенты получают необходимый документ за несколько часов, экономя при этом и время, и деньги.

Это всего лишь один из примеров, но есть и другие. Представьте себе любую ситуацию, когда документ, который так необходим здесь и сейчас, находится далеко. В пределах России это могут быть тысячи километров. Раньше такая проблема могла сильно осложнить жизнь. А сейчас с помощью нотариуса необходимый документ можно будет получить в кратчайшие сроки.

Таким образом, новые нотариальные действия открывают более широкие возможности юридически значимого документооборота, делая его проще и доступней, в особенности для тех, кто не имеет квалифицированной электронной подписи.

http://www.notariat.ru/publ/zhurnal-notarialnyj-vestnik/archive/13902/13905/