Вопросы применения Правил нотариального делопроизводства, в том числе в свете новелл законодательства, вступивших с силу с января 2015 года, рассмотрели на «круглом столе» в Московской городской нотариальной палате.
Спикерами «круглого стола» выступили член Правления Федеральной нотариальной палаты, нотариус Москвы А.В. Игнатенко и председатель Комиссии МГНП по делопроизводству и работе с архивами М.Н. Харчева.
Участники рассмотрели вопросы оформления индивидуальных номенклатур, сроков хранения документов и правил их уничтожения.
Спикеры напомнили коллегам, что в настоящее время номенклатуры дел за 2015 год должны быть оформлены в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, вступившими в силу с 16 мая 2014 года. И если ранее в соответствии с ПНД 2009 года по срокам хранения нотариусы ориентировались на нормы, установленные перечнем типовых документов Минкультуры, то сегодня при наличии новых Правил и утвержденной Примерной номенклатуры, этого делать нельзя. С введением новых нотариальных действий нотариус может завести дело, не предусмотренное Примерной номенклатурой, но при этом ставить срок хранения этого дела не может до тех пор, пока не будут внесены соответствующие изменения в Примерную номенклатуру.
Номенклатурные дела, сроки хранения которых еще не утверждены, учитываются в самой номенклатуре, но не вносятся в итоговую запись. По решению Палаты, принятому еще в начале 2015 года количество не вошедших в итоговую запись номенклатурных дел должно актироваться с указанием причины – не установлены сроки хранения.
В связи с расширением компетенции нотариата Федеральным законом № 67-ФЗ в редакции № 391-ФЗ, установившим обязательную нотариальную форму для ряда сделок, А.В. Игнатенко обратила внимание, что при удостоверении таких сделок нотариусам не нужно формировать новые номенклатурные дела с использованием резервных номеров. Существует номенклатурное дело «Иные сделки», с установленным сроком хранения, которое в соответствии с Примерной номенклатурой можно разделить на несколько дел с уточняющими заголовками.
При этом в случае удостоверения односторонних сделок, перечень которых с этого года расширился, нотариус вправе сам решать оставлять ему экземпляр сделки для хранения или нет.
Что касается отбора документов к уничтожению, то к архивным делам, сформированным до 2002 года, применяются сроки, действовавшие в то время. Делам периода 2002-2009 годов по аналогии применяются сроки, которые сегодня предусмотрены в Примерной номенклатуре. Спикеры обратили внимание участников на то, что отсчет срока хранения дела начинается с года, следующего за годом его формирования, а отбирать дела к уничтожению можно в следующий год после окончания года хранения дела. Образец акта уничтожения архивных дел есть в приложениях к ПНД. Но нотариусам нужно иметь в виду, что уничтожение документов возможно только после согласования акта в экспертной комиссии Палаты и утверждения его в территориальном органе Минюста России.
Еще раз было отмечено, что при составлении индивидуальных номенклатур Палата рекомендует пользоваться индексами Примерной номенклатуры, чтобы единообразная практика облегчила работу с архивными документами. Если в течение года какие-либо дела у нотариуса не заводятся, то такие индексы просто пропускаются, а в графе примечания делается отметка о том, что дело не начато. При составлении номенклатуры, в частности ее второго раздела, существует необходимость оставлять место для резервных номеров, поскольку законодательство стремительно меняется, появляются новые нотариальные действия, которые будет необходимо учитывать.
Отдельно участники рассмотрели вопрос о количестве граф в индивидуальной номенклатуре и особенностях заполнения номенклатур и описей дел.