ФНП в связи с введением в действие с 1 января 2011 года Правил нотариального делопроизводства считает возможным высказать позицию о применении отдельных положений Правил в целях выработки единой практики.
В документе содержатся разъяснения по следующим вопросам:
О номенклатуре дел нотариуса
О ведении реестров для регистрации нотариальных действий
О проведении проверок за исполнением нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил нотариального делопроизводства
О регистрации организационно-распорядительных документов
О документах, заверяемых оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
В частности, отмечается, что до утверждения Примерной номенклатуры дел сроки хранения документов указываются в номенклатурах дел нотариусов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Миникультуры РФ от 25.08.2010 №558.
Для оказания практической помощи нотариусам при составлении номенклатуры дел на 2011 год в нотариальные палаты направлен проект Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, подготовленный Федеральной нотариальной палатой совместно с Департаментом по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой Минюста России.
Правилами допускается одновременное ведение нотариусом одного общего реестра – для регистрации любых предусмотренных законодательством РФ нотариальных действий, по одному специальному реестру – для записей определенных видов нотариальных действий (например, для регистрации удостоверения доверенностей), и нескольких реестров для регистрации копий документов.
Если для регистрации определенного вида нотариальных действий введен специальный реестр, регистрация в нем нотариального действия другого вида возможна лишь в порядке исключения. Так, в реестре, предназначенном для регистрации удостоверения доверенностей, в порядке исключения может быть зарегистрирована копия доверенности.
Проверка исполнения нотариусами Правил проводится один раз в четыре года.
При этом необходимо учитывать, что ведение делопроизводства является частью профессиональных обязанностей нотариуса, в связи с чем, по мнению ФНП:
— проверка исполнения Правил может проводиться в рамках осуществляемой в соответствии со статьей 34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате проверки организации работы нотариуса;
— первая проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, должна быть проведена через год после наделения его полномочиями нотариуса;
— проверка исполнения нотариусами Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации специальные сроки установлены для проведения проверок организации работы нотариуса.
Оттиск гербовой печати проставляется на нотариальных актах, а также на документах, для которых проставление оттиска гербовой печати предусмотрено Правилами (организационно-распорядительные документы, расписки и др.). В иных случаях вопрос об оттиске печати, проставляемой на документе – гербовой или без воспроизведения Государственного герба РФ – решается нотариусом самостоятельно.