В Московском государственном юридическом университете им. О.Е. Кутафина (МГЮА) состоялся «круглый стол» по теме: «Изменения в работе Единой информационной системы (ЕИС) нотариата с 1 января 2018 года. Электронный документооборот». Главными вопросами для рассмотрения стали новый порядок внесения сведений о совершенных нотариальных действиях в ЕИС и применение Регламента совершения нотариальных действий.
Как известно, с 1 января 2018 года в работе российских нотариусов произошли значимые изменения. Теперь все нотариальные действия, включая удостоверение копий и свидетельствование верности подписи, должны регистрироваться в ЕИС нотариата. Кроме того, с нового года вступил в силу Регламент совершения нотариальных действий, который регулирует работу нотариуса в отношении объема требуемой им информации и способов ее фиксирования.
В обсуждении приняли участие порядка шестисот представителей столичного нотариата: нотариусы, помощники нотариусов, сотрудники нотариальных контор. В мероприятии были задействованы четыре лекционных аудитории с возможностью видеотрансляции из главного зала. Спикерами «круглого стола» выступили член правления Московской городской нотариальной палаты Александр Царелунго и разработчик информационных систем генеральный директор компании «Триасофт» Анатолий Гусев.
Были рассмотрены правовые аспекты реализации требований Регламента и регистрации нотариальных действий в ЕИС. В частности, какие источники информации и способы ее фиксации должны использоваться при проверке на факт банкротства или установленной судом недееспособности. Регламент обязывает нотариуса пользоваться официальными открытыми источниками информации, такими как Единый государственный реестр недвижимости или Единый федеральный реестр сведений о банкротстве. Вместе с тем, нотариус вправе брать информацию из закрытых ресурсов, которые являются платными, но обязательств на этот счет законодательство не предусматривает. К примеру, база данных издательского дома «Коммерсант» kartoteka.ru, где собраны различные сведения о юридических лицах, в том числе о банкротстве и отмененных доверенностях. Отмену нотариально удостоверенной доверенности можно проверить в системе ЕИС быстро и бесплатно. Что касается доверенностей в простой письменной форме, то их отмена может быть оформлена и без нотариуса, а значит, сведения об актуальности такой доверенности нужно искать на ресурсе «Коммерсанта» или положится на заявление лиц, обратившихся за совершением нотариального действия.
Спикеры обратили внимание на необходимость с осторожностью использовать скрин-шоты интернет-страниц в качестве способов фиксирования информации, поскольку такая распечатка не является электронным документом. Во многих случаях использования информации из открытых электронных реестров способом фиксирования является отметка в соответствующем разделе ЕИС нотариата.
Анатолий Гусев осветил технические аспекты работы с ЕИС и подробно остановился на отличительных чертах процедуры внесения сведений в информационную систему по сравнению с прежней версией. Основное новшество то, что регистрационный номер, включает реестровый номер нотариуса, который уникален для каждого нотариуса России. Нововведением является и понятие том реестра, количество которых для своей нотариальной конторы определяет сам нотариус. Было отмечено, что для удобства работы можно дать наименование каждому тому реестра, которое будет видно только сотрудникам нотариальной конторы. Разработчики постарались максимально автоматизировать трудозатраты нотариуса на ввод информации. Так, регистрационный номер, номер записи в реестре системой предлагаются автоматически, но при необходимости могут корректироваться вручную. В случае допущения ошибок при заполнении электронного реестра предусмотрена возможность дальнейшего исправления, что указывается в разделе особых отметок. При удостоверении большого количества копий с одного документа есть возможность автоматического внесения каждой последующей записи за своим номером.
Нотариусы поделились своим опытом работы в новых условиях и собственным видением на реализацию некоторых требований Регламента. Благодаря своевременно проведенной Московской городской нотариальной палатой подготовке, реализация новелл законодательства не вызвала у нотариусов столицы особых затруднений.