Программа совместной стажировки представителей нотариальных палат была принята в рамках реализации соглашения о сотрудничестве нотариатов стран-участниц Евро-азиатского экономического союза, подписанного 23 октября 2014 года. Тогда стороны договорились о научном и образовательном сотрудничестве, взаимодействии в области информационных технологий и инноваций, информационном обмене.
Первая стажировка нотариусов Казахстана, Армении, Белоруссии и России прошла в Минске и Могилеве с 7 по 10 июля 2015 года. В этот раз гостей принимали нотариусы столицы Казахстана.
Российский нотариат на встрече в Казахстане представили президент Калужской областной нотариальной палаты, председатель Комиссии ФНП по использованию информационных технологий О.В. Головатюк и член комиссии ФНП по этике, профессиональной чести и имиджу, председатель Комиссии по взаимодействию со СМИ и имиджу Московской городской нотариальной палаты Е.О. Лексакова.
В первый день пребывания в Казахстане нотариусы встретились с председателем Республиканской нотариальной палаты Асель Жанабиловой и посетили офис АО «Национальные информационные технологии» — национального оператора Республики Казахстан в сфере информационных технологий. Здесь нотариусы из Армении, Белоруссии и России смогли познакомиться с Единой нотариальной информационной системой Казахстана (ЕНИС), пользователями которой являются 4052 нотариуса республики.
Во время визита в Казахстан в 2014 году президент ФНП К.А. Корсик высоко оценил достижения коллег из Казахстана в сфере информационных технологий и высокую степень вовлеченности нотариусов в процедуру регистрацию недвижимости, хотя обязательная нотариальная форма сделок с недвижимостью так же, как и в России, в Казахстане отсутствует. Единая нотариальная информационная система Казахстана интегрирована с государственными базами данных физических и юридических лиц, регистра недвижимости и ЗАГС. База данных «Физические лица» содержит в себе подробные сведения обо всех гражданах и временно проживающих в Казахстане лицах. Она позволяет проверять легитимность документов и предотвращать совершение неправомерных действий. ЕНИС делает невозможным совершение нотариальных действий по поддельным или украденным документам, по документам умерших лиц или по лицам, не имеющим право участвовать в сделках, так как нотариус может видеть полные сведения о человеке, который к нему обратился. По индивидуальному идентификационному номеру (ИИН) можно узнать, жив ли человек, проверить его семейное положение, увидеть информацию о его детях. Актуальная информация поступает в ЕНИС сразу же. Например, сразу после регистрации смерти доверителя в местном органе ЗАГС, ЕНИС находит и отменяет доверенности, в которых умерший человек фигурировал в качестве доверителя. По закону такие доверенности сразу теряют силу. ЕНИС является эффективным механизмом контроля нотариальной деятельности, а также упрощает процесс организации и координирования нотариальной деятельности.
Российские нотариусы заинтересовались работой ЕНИС и отметили, что опыт коллег и Казахстана может быть полезен в развитии ЕИС российского нотариата. Для того, чтобы подобное стало возможно в России, необходимо создать единую систему учета записей актов гражданского состояния. Минкомсвязь подготовило законопроект, предусматривающий возможность связать базы данных региональных ЗАГСов в единую сеть. Российские нотариусы давно говорят о необходимости создания такой системы.
Также высоко оценили коллеги работу нотариусов Казахстана по регистрации сделок с недвижимостью и то, как организовано взаимодействие нотариата и регистрирующего органа. Например, при оформлении сделки купли-продажи нотариус направляет документы на регистрацию, не выходя из кабинета, и сразу же получает выписку о том, что сделка зарегистрирована. То есть покупатель, обратившийся к нотариусу за оформлением, выходит из его кабинета уже собственником в день обращения.
Во второй день визита в Астану нотариусы из России, Белоруссии и Армении смогли посетить нотариальные конторы коллег из Казахстана и ознакомиться с тем, как организована их работа. Нотариусы узнали, что их казахстанские коллеги хранят в своих офисах лишь небольшую часть архива, основную его массу передают на хранение в частный нотариальный архив.
В заключительный день визита нотариусы стран ЕАЭС посетили Частный нотариальный архив города Астаны — филиал нотариальной палаты Астаны, и ознакомились с его работой.
Нотариусы высоко оценили прошедшую в Казахстане встречу и назвали ее своеобразной «сверкой часов», которая позволяет не только обменяться опытом, но и получить актуальную информацию, посоветоваться с коллегами и сравнить, как и каким курсом идет развитие нотариата в странах Союза и какие направления развития показали свою эффективность, чтобы перенимать их. Следующая стажировка представителей нотариальных сообществ стран-участниц ЕАЭС пройдет в Армении.