В мероприятии приняли участие доцент кафедры архивоведения Историко-архивного института Е.С. Герасимова, председатель Комиссии по делопроизводству и работе с архивами МГНП М.Н. Харчева, заместитель начальника отдела нотариата Главного управления Министерства юстиции Москвы А.О. Бувенова, заместитель председателя Экспертной комиссии МГНП нотариус Н.А. Соловьев.

Прежде чем перейти к вопросам нотариального делопроизводства участникам представили краткий исторический экскурс архивного дела в России, напомнили критерии ценности документа и порядок уничтожения документов, установленный российским законодательством.

Далее слушатели рассмотрели вопросы выделения к уничтожению дел, и оформления актов, отражающих данный процесс.

В соответствии с требованиями Правил нотариального делопроизводства, вступившими в силу 5 мая 2014 года в МГНП создана Экспертная комиссия, а значит, у нотариусов Москвы появилась возможность проводить утилизацию архивных дел, срок хранения которых истек.

Спикеры обратили внимание участников на ряд значимых моментов при отборе дел к уничтожению. Приступить к отбору дел нотариус может только по окончанию календарного года и только после составления описей постоянного и временного хранения. При этом необходимо провести полистный просмотр дел с целью  выделения из их состава, документов, с не истекшим сроком хранения, либо подлежащих постоянному хранению. Ни в коем случае не допускается отбор дел к уничтожению по заголовкам.

Отобранные дела включаются в акт (Приложение № 13 ПНД), который составляется в трех экземплярах, подписывается и заверяется печатью нотариуса. Необходимо помнить, что в акт включаются только те дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется.

Акт в течение трех месяцев представляется для согласования Экспертной комиссии Палаты. На основании экспертизы ценности документов, комиссия может принять решение об исключении отобранных документов из акта, или об утверждении акта. В первом случае нотариус переделывает акт.

Согласованный Экспертной комиссией акт представляется на утверждение в нотариальную палату и территориальный орган юстиции.

Только после того, как акт будет утвержден нотариус может приступать к уничтожению дел. Завершить этот процесс необходимо не позднее тридцати  дней со дня утверждения акта.

Также спикеры подробно остановились на способах уничтожения документов, особенностях их фиксации в акте и дальнейшем хранении акта.