С 13 по 16 сентября в столице Германии прошла российско-немецкая научно-практическая конференция «Информационные технологии, применяемые в нотариальной деятельности, и другие актуальные вопросы развития нотариата». Конференция стала одним из мероприятий в рамках реализации Соглашения о сотрудничестве между Федеральными нотариальными палатами России и ФРГ. Российскую делегацию возглавил президент Федеральной нотариальной палаты Константин Корсик.

Внедрение информационных технологий в нотариальную деятельность — общемировой тренд последних лет. Являясь одними из ключевых правовых институтов в обществе, нотариаты развитых стран мира прикладывают массу усилий для обеспечения граждан нотариальными услугами в самом современном оперативном и удобном формате.

Так, к примеру, в Германии идет активная работа над созданием электронного архива нотариальных действий. Как пояснил член Правления Федеральной нотариальной палаты Германии управляющий директор компании «НотарНет» нотариус-асессор Владимир Примаченко, архив будет предоставлять возможность выдачи копий и дубликатов документов, что позволить установить более короткий срок хранения документов на бумаге. При этом за хранение документов в архиве предусматривается пошлина в размере 6-8 евро за документ. Большое внимание немецкий нотариат уделяет вопросам безопасности. Разрабатываемый архив будет оснащен четырехуровневой системой защиты информации. Полное наполнение электронного архива планируется завершить к 2022 году.

Вице-президент Федеральной нотариальной палаты Германии Рихард Бокк рассказал об электронных технологиях, применяемых нотариусами в ходе оформления сделок с недвижимостью. В качестве аналога российского ЕГРН в Германии существует так называемая поземельная книга. Что важно, согласно немецкому закону вносить записи в поземельную книгу могут только нотариусы. Именно на нотариат возложена функция по обеспечению достоверности данных реестра недвижимости.

Российский нотариат также определяет активное применение цифровых технологий в нотариальной деятельности как один из главных приоритетов развития института на ближайшие годы. «Развитие электронного документооборота, межведомственного обмена данными, новых онлайн-сервисов на базе Единой информационной системы — важнейшее направление работы отечественного нотариата сегодня», — неоднократно отмечал президент Федеральной нотариальной палаты Константин Корсик.

Подробно об уже реализованных проектах и ближайших перспективах в сфере информатизации российского нотариата рассказал председатель Комиссии ФНП по использованию информационных технологий, президент Калужской областной нотариальной палаты Олег Головатюк.

Доклад о Единой информационной системе (ЕИС) нотариата России представил директор Фонда «Центр инноваций и информационных технологий» Федеральной нотариальной палаты Владимир Голобоков. За три года существования ЕИС нотариата стала прочной основой для развития информационных технологий в нотариальной деятельности. Система обеспечивает оперативный обмен сведениями как между самими нотариусами, так и в рамках взаимодействия с такими ведомствами как Росреестр, ФНС, Центробанк, МВД и др. Это позволило повысить удобство и скорость получения нотариальных услуг, нотариусы перешли на работу в режиме «одного окна». Сегодня в ЕИС вносятся и хранятся сведения обо всех ключевых нотариальных действиях, а с 2018 года на базе обновленной версии системы произойдет окончательный переход российского нотариата на электронный документооборот. Такие важные изменения, прежде всего, направлены на обеспечение надежной защиты нотариальных актов и гарантии достоверности всех сведений которые в них содержатся. Кроме того, на базе ЕИС функционируют общедоступные онлайн-сервисы, с помощью которых россияне, к примеру, могут проверить движимое имущество на предмет залога или подлинность предъявленной им доверенности. Публичные сервисы нотариата абсолютно бесплатны и функционируют в круглосуточном режиме.

Представители немецкого нотариата отметили передовые технологии коллег из России, а также опережающие темпы, с которыми происходит информатизация российского нотариата.

Кроме того, участники семинара поделились опытом по правоприменению исполнительной надписи в нотариальной практике, а также обсудили различные аспекты социальной политики в рамках профессионального сообщества нотариусов.

По завершении всех дискуссий российская и немецкая стороны договорились о проведении ответной конференции с участием немецких коллег в Российской Федерации в 2018 году.

Московская городская нотариальная палата завершила цикл занятий для нотариусов Москвы, целью которых был целевой инструктаж по противодействию легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма.

Чтобы охватить всех нотариусов Москвы потребовалось организовать семь потоков с регулярностью один раз в месяц за исключением отпускного сезона. Последнее занятие состоялось в сентябре.

Нотариусы, как специальные субъекты правоотношений, предусмотренных законодательством РФ, обязаны соблюдать правила внутреннего контроля и должны проходить специальную подготовку один раз в три года. В этом году проведение целевого инструктажа прошло под эгидой Федеральной нотариальной палаты.

Инструктаж провела член Консультативного совета при Федеральной службе по финансовому мониторингу к.э.н., доцент Г.А. Волкова. Она сделала обзор законодательства в этой сфере и пошагово рассмотрела действия, которые необходимо предпринимать нотариусу, для соблюдения его требований.

Все участники получили специальные свидетельства по образцу Росфинмониторинга о прохождении целевого инструктажа, а также материалы для создания номенклатурного дела по внутреннему контролю. Наличие данных документов является существенным аспектом при проведении проверок органами прокуратуры.

На следующем этапе Федеральная нотариальная палата планирует обучение сотрудников  нотариальных контор. Информация об условиях и графике занятий для сотрудников будет сообщена дополнительно.

Смысл нотариальной деятельности – предотвращение споров. Нотариус не только выступает миротворцем в конфликтных ситуациях, возникающих между клиентами, но и не должен допускать их в своей работе. Науке  жить без конфликтов и умению договариваться был посвящен очередной семинар   Московской городской нотариальной палаты из цикла «Клиентоориентированность в работе нотариуса».

Бизнес-тренер Евгений Горянский на основе современных исследований рассмотрел причины возникновения и психологию конфликта и рассказал о методах его предотвращения, а также правилах поведения, если избежать такового не удалось.

Поведение человека в конфликтной ситуации объясняется теорией айсберга, когда аргументы, цифры, анализ информации, логика, факты составляют видимую вершину, а подавляющее влияние оказывает скрытая «подводная» часть, где бурлят чувства, эмоции, отношения, страхи, неосознаваемые желания, интуиция.

Основой правильной эмоциональной реакции является чувство, которое психологи называют «эмпатия» (от греч. — «страсть», «страдание») — осознанное сопереживание текущему эмоциональному состоянию другого человека, без потери ощущения внешнего происхождения этого переживания. Важно в минуты недовольного поведения клиента проявить сочувствие и применить в диалоге фразы-успокоители: «спасибо за то, что сказали об этом…», «мы приносим Вам свои извинения…», «мне жаль, что у Вас могло сложиться такое впечатление…».

Горянский также коснулся психологии переговорного процесса. Часто клиенты требуют от нотариуса невозможного и не понимают, что есть ограничения, установленные законом, которые нотариус не может преступить, даже если они выглядят простой формальностью. Грамотное ведение переговоров помогают в этих случаях сохранить самообладание и доброжелательность, а использование слов, создающих возможности и правила позитивности формулировок помогут найти выход, приемлемый для обеих сторон.

На семинаре также были рассмотрены модели поведения в условиях конфликта. Нотариусы и сотрудники нотариальных контор под наблюдением тренера вели с условными клиентами диалог, целью которого было достигнуть соглашения по спорной ситуации.

Психология деловых отношений – важный элемент успеха в любой профессиональной сфере. На основе профессиональных знаний, клиентоориентированной  организации работы, умения договариваться строится эффективная работа нотариальной конторы, и каждое из этих звеньев является важной ступенью в формировании доверия со стороны общества.

Заседание прошло под председательством президента МГНП К.А. Корсика и в присутствии заместителя начальника Главного управления Министерства юстиции по Москве Р.Р. Клопцова.

Правление утвердило дату проведения конференции нотариусов Москвы «Перспективы развития нотариата: актуальные вопросы законодательного регулирования, правоприменительной практики и развития информационных технологий» — 27 сентября 2017 года. На обсуждение будут вынесены особо значимые в настоящее время для нотариата вопросы – переход с 1 января 2018 года на работу в электронных реестрах Единой информационной системы нотариата и Регламент совершения нотариальных действий, принятый совместным решением Министерства юстиции и Федеральной нотариальной палаты.

О работе над созданием музея истории московского нотариата коллег проинформировала член правления Т.И. Сопина, возглавляющая соответствующую рабочую группу.  За прошедшее время были подготовлены текстовые материалы, предложена визуальная концепция будущего виртуального музея. Сегодня проводится подготовка к съемкам видеороликов, задача которых «оживить» интересные этапы истории нотариата. Работы над созданием музея планируется завершить к июню следующего года, к 25-летнему юбилею МГНП.

Комиссия по работе со стажерами выдвинула предложения по совершенствованию подготовки стажеров нотариусов Москвы. С этого года квалификационный экзамен на право нотариальной деятельности проводится в виде электронного теста. Фактор новизны осложняет задачу экзаменуемых, что сказывается на результатах.  Правление поручило комиссии организацию тренировочных занятий, чтобы лица, прошедшие стажировку, были готовы к новой форме проведения испытаний.

Правление приняло решение о вручении наград МГНП и направило представителей Палаты на ряд мероприятий, проводимых нотариальными сообществами России и мира.

На заседании также были согласованы справки ГУ Минюста по Москве по результатам проверок исполнения ПНД нотариусами, и рассмотрены  акты плановых и повторных контрольных проверок профессиональной деятельности нотариусов.